Es dauert zu lange, bis Mails vernünftig und vollständig beantwortet werden.

Viele Empfänger lesen die Anfrage, schließen sie wieder,
fangen mit der teilweisen Beantwortung an,
machen wieder was ganz anderes
und schreiben dann (zu) spät und inkomplett.

Das kostet Arbeits-Zeit des Mitarbeiters,
und leider auch Zeit und Nerven von den Personen,
die auf eine Rückmeldung warten.

Für sie ist es lästig
- zu warten
- nicht weiterarbeiten zu können
- dauernd zu überprüfen, ob ein Mail eingegangen ist
- oder den ‚Gelöscht Ordner’ durchsuchen zu müssen
aus der Sorge heraus, dass die ersehnte Antwort
versehentlich vom Rechner als SPAM behandelt wurde.

Die Email-Kultur ist grottenschlecht,
die Nettiquette wird oft ignoriert.

Ein lästiges und teueres Unterfangen,
dass einfach zu lösen wäre.

Was ist zu tun?

Als eifriger Tipp-Leser wissen Sie,
dass die Rückmeldung Ihrer Mitarbeiter
an Kunden, Interessenten und Lieferanten
maximal 72 Stunden dauern darf.

Als Unternehmer wissen Sie genau,
wie teuer Arbeits-Zeit ist
und wie teuer es für Sie kommt,
wenn diese unnütz verplempert wird.

Deshalb überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter,
dass sie Zeiten dafür reservieren sollen,
Mails zu bearbeiten.
Gestaltet wird das wie eine „Sprechzeit“,
in der allerdings geschrieben wird.

Mehrmals am Tag werden Mails beantwortet,
und zwar komplett beantwortet.

Welche Uhrzeiten dafür sinnvoll sind?
Jahrelang beobachte ich,
dass der Mitarbeiter folgenden Arbeitsablauf
am Morgen hat:
- Rechner einschalten
- Kaffee / Tee
- Plausch mit Kollegen
- Arbeitsplatz „sortieren“
- Mails an-lesen
- … Aufgaben anfangen und nicht zu Ende bringen

Am Morgen ist das Hirn am fittesten
(Ausnahmen bestätigen die Regel).
Warum fängt der Tag dann aber schon mit Energie-Verschwendung an?
Mails lesen ist weder dringend noch wichtig!

Zuallererst sollen Ihre Mitarbeiter A-Aufgaben erledigen.
Dann erst ist die Emailbearbeitung dran:

1. Mails bearbeiten ist eine Aufgabe, die am Block gemacht werden soll.
(Am Block bedeutet,
dass man eine(!) Art von Aufgabe über eine bestimmte Zeit tut.)

2. Benachrichtigungsfunktion über Maileingang ausschalten.
Mails werden nur noch aktiv abgerufen, gelesen und bearbeitet.

3. Pro Block 30 bis 45 Minuten einplanen
und in dieser Zeit nichts anderes tun.

4. Am Tag minimal zwei und maximal vier Blöcke
für die Mailbearbeitung einplanen.

5. Sinnvolle Mailbearbeitungszeiten sind gegen
11 Uhr (vor der Mittagspause),
13 Uhr (nach der Mittagspause) und
16 Uhr (vor dem Feierabend).

Ergebnis:

Anstatt
viel Zeit für angefangene und unerledigte Mails zu verschwenden
und Menschen zu verärgern, haben

jetzt
a) Ihre Mitarbeiter pro Tag ca. 1,5 Stunden Zeit
für die kompetente und komplette Bearbeitung und
b) Ihre Kunden, Interessenten, Lieferanten
zum einen oft schon innerhalb von 24 Stunden eine Antwort
und zum anderen erkennen sie, dass sie zu bestimmen Uhrzeiten
verlässlich die angeforderte Rückmeldung erhalten.

Schnell + zuverlässig + professionell.
So einfach geht das!

Fragen?

Rufen Sie jetzt an!
Ela Starkmann
Telefon: (09 11) 2 55 88 20

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